WHISTLEBLOWING

Whistleblowing-Verfahren

1. ZIELSETZUNG

Ziel dieses Verfahrens ist es, den Prozess der Entgegennahme, Analyse und Verwaltung von Meldungen (sog. Whistleblowing) über Informationen (einschließlich begründeter Verdachtsmomente) zu regeln, von denen der Meldende im Arbeitskontext von TrueItalian Experience S.r.l. Kenntnis erlangt hat. (im Folgenden auch „das Unternehmen“ oder die „Stelle“), in Bezug auf Verstöße gegen die im Gesetzesdekret genannten Rechtsvorschriften, die von Mitarbeitern des Unternehmens und/oder Dritten begangen wurden oder aufgrund konkreter Umstände begangen werden könnten des Gesetzesdekrets 231/2001 sowie Verstöße gegen das gemäß Gesetzesdekret 231/2001 verabschiedete Organisations-, Management- und Kontrollmodell (im Folgenden auch „Modell 231“), gegen die für seine Umsetzung festgelegten Verfahren und gegen den Ethikkodex des Unternehmens.

Das Verfahren regelt auch den Archivierungsprozess und die anschließende Löschung sowohl der Berichte als auch der damit verbundenen Dokumentation mit den in diesem Dokument angegebenen Methoden.

Das Verfahren zielt auch auf die Umsetzung des Gesetzesdekrets Nr. 10 vom 10. März 2023 ab. 24 (im Folgenden auch „Dekret“), veröffentlicht im Amtsblatt. vom 16.03.2023, mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sog. Whistleblowing-Disziplin)“.

Das Unternehmen ergreift die Maßnahmen, die es für am geeignetsten hält, die rechtzeitige Meldung von Verstößen gegen das Modell 231, die für seine Umsetzung festgelegten Verfahren und den Ethikkodex zu erleichtern, und orientiert sich dabei an den Grundsätzen und Bestimmungen des Gesetzesdekrets Nr. 10. März 2023 . 24 bezüglich Whistleblowing.

2. SUBJEKTIVER ANWENDUNGSBEREICH

Empfänger des Verfahrens, zu dem sie direkten Zugang haben, sind die Mitarbeiter von TrueItalian Experience, das Top-Management, die Mitglieder der Unternehmensorgane und das Aufsichtsorgan.

Im Allgemeinen gemäß den Bestimmungen der Kunst. Gemäß Artikel 3 des Dekrets können folgende Personen Meldung erstatten:

• Arbeitnehmer auch während der Probezeit und Selbstständige sowie Mitarbeiter, Freiberufler und Berater, die ihre Tätigkeit im Unternehmen ausüben;
• Aktionäre und Personen mit Verwaltungs-, Management-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen;
• Praktikanten, die für das Unternehmen arbeiten;
• Arbeiter oder Mitarbeiter von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten des Unternehmens;
• ehemalige Mitarbeiter des Unternehmens;
• Kandidaten für eine Stelle im Unternehmen, die im Rahmen des Auswahlverfahrens oder in anderen Phasen der vorvertraglichen Verhandlung Kenntnis von den Verstößen erlangt haben;
• grundsätzlich jede Person, die in unterschiedlicher Funktion mit dem Unternehmen in Kontakt kommt.

Der breite und unterschiedslose Zugang zu diesem Verfahren wird durch die Veröffentlichung in einem speziellen Bereich der Unternehmenswebsite gewährleistet.

3. INTERNE BERICHTE

Berichte in schriftlicher Form können per Post an folgende Adresse gesendet werden:

TrueItalian Experience – San Polo D'Enza (RE) 42020 – Via Ermete Conti n. 7.

Um die Vertraulichkeit der Meldung zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass diese in zwei verschlossenen Umschlägen beigelegt wird, wobei im ersten Umschlag die Identifikationsdaten der meldenden Person und ein Kontaktkanal enthalten sind, der von der Aufsichtsbehörde unter a genutzt werden kann Auf vertraulicher Basis muss das erwartete Feedback übermittelt werden (persönliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift des Meldenden), zusammen mit einer Kopie eines Ausweisdokuments und zweitens dem Betreff der Meldung. Anschließend müssen beide Umschläge in einen dritten Umschlag gesteckt werden, auf dessen Außenseite der Vermerk „Für die Aufsichtsbehörde reserviert“ angebracht ist.

Der Hinweisgeber kann auch darum bitten, eine Meldung in mündlicher Form im Rahmen eines direkten Treffens (innerhalb einer angemessenen Frist) mit dem Aufsichtsorgan zu erstatten und diesen Bedarf per Post an die oben angegebene Adresse oder per E-Mail an die E-Mail-Adresse zu erläutern Adresse: odv@trueitalianexperience.it. Die Dokumentation der Befragung erfolgt, vorbehaltlich der Einwilligung des Meldepflichtigen, durch das zuständige Personal durch Aufzeichnung auf einem zum Speichern und Abhören geeigneten Gerät oder durch einen Bericht, den der Meldepflichtige prüfen, berichtigen und durch Unterschrift bestätigen kann.

Beide Meldewege sind geeignet, die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der beteiligten oder sonst genannten Personen, des Inhalts der Meldung und der ihr beigefügten Dokumentation zu wahren. Die an das Aufsichtsgremium gerichtete Korrespondenz ist ausschließlich den Mitgliedern des Gremiums selbst zugänglich.

4. AKTIVITÄTEN, REGELN UND VERANTWORTLICHKEITEN

4.1 Prozessinhaber

Der Eigentümer des Berichtsmanagementprozesses ist das Aufsichtsorgan des Unternehmens.

Zur Verwaltung der Meldungen kann das Aufsichtsorgan Unterstützung in Anspruch nehmen der zuständigen Unternehmenssubjekte sowie, soweit erforderlich, externer Subjekte, die in diesem Bereich offiziell benannt und speziell geschult wurden.

Wenn sich die Meldung auf das Verhalten eines oder mehrerer Mitglieder des Aufsichtsorgans bezieht, ist eine unverzügliche Benachrichtigung des Vorstands der Gesellschaft erforderlich, der prüft, ob die Untersuchung dem Aufsichtsorgan unter Ausschluss des Betroffenen übertragen werden soll (s) beteiligt ist, oder ob es direkt nach diesem Verfahren, auch mit Unterstützung eines externen Beraters, verwaltet werden soll.

4.2 Gegenstand und Anforderungen des Berichts

TrueItalian Experience betrachtet relevante Berichte für die Zwecke der Anwendung dieses Verfahrens, Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen als Verstöße gegen das Gesetzesdekret 231/2001 (einschließlich der Begehung oder versuchten Begehung eines oder mehrerer Vortaten) oder Verstöße gegen das Modell 231 , der Verfahren zu seiner Umsetzung und des Ethikkodex des Unternehmens.

Der Anwendungsbereich des objektiven Umfangs der Berichte unterliegt Einschränkungen.

Zu den Informationen über meldepflichtige Verstöße zählen nicht Nachrichten, die offensichtlich unbegründet sind, Informationen, die bereits vollständig öffentlich zugänglich sind, sowie Informationen, die lediglich auf der Grundlage unzuverlässiger Gerüchte oder Gerüchte (sog. Gerüchte) erlangt wurden.

Hinzu kommt, dass Meldungen, die auf unbegründeten Verdachtsmomenten oder Gerüchten beruhen, die sich auf persönliche Tatsachen beziehen, die keine Straftat darstellen, vom Anwendungsbereich dieses Verfahrens ausgeschlossen sind.

Nicht in den Anwendungsbereich dieses Verfahrens fallen auch Streitigkeiten, Ansprüche oder Anträge im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse, die sich ausschließlich auf das individuelle Arbeitsverhältnis beziehen oder im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zu hierarchisch übergeordneten Personen stehen.

Der Bericht muss vollständig, erschöpfend und detailliert sein, um eine Überprüfung seiner Gültigkeit zu ermöglichen. Reporter sind daher verpflichtet, alle verfügbaren und nützlichen Elemente bereitzustellen, um die notwendigen und angemessenen Überprüfungen und Bewertungen zu ermöglichen, um die Gültigkeit der in der Meldung behandelten Fakten zu überprüfen, wie beispielsweise:

• die Umstände von Zeit und Ort, an denen die gemeldeten Taten begangen wurden;
• eine klare und vollständige Beschreibung der im Bericht behandelten Sachverhalte;
• die persönlichen Daten oder andere Elemente, die die Identifizierung der Person(en) ermöglichen, die die gemeldeten Taten begangen haben;
• alle anderen Informationen, die nützliche Rückmeldungen zum Vorliegen der gemeldeten Fakten liefern können;
• die Angabe weiterer Personen, die über den gemeldeten Sachverhalt berichten können;
• alle Dokumente, die den Bericht unterstützen.

Die oben beschriebenen Anforderungen müssen nicht unbedingt gleichzeitig eingehalten werden, da die Meldepflichtigen zum Zeitpunkt der Übermittlung der Meldung möglicherweise nicht über alle angeforderten Informationen verfügen können, dies muss jedoch möglich sein in der Untersuchungsphase rekonstruiert.

Etwaige anonyme Meldungen werden im Rahmen dieses Verfahrens nicht bearbeitet, jedoch in jedem Fall von der Aufsichtsbehörde erfasst, gespeichert und ausgewertet, sofern sie rechtzeitig, detailliert und durch geeignete Unterlagen belegt sind.

Es versteht sich, dass, sollte die Identität des anonymen Melders später bekannt gegeben werden, ihm alle im Gesetzesdekret 24/2023 (siehe Absatz 6) vorgesehenen Schutzmaßnahmen gewährleistet werden.

4.3 Übermittlung des Berichts

Wer Kenntnis von Verstößen im Sinne dieser Vorgehensweise erhält, die begangen wurden oder aufgrund konkreter Tatbestände begangen werden könnten, ist verpflichtet, diese unverzüglich dem Aufsichtsgremium der Gesellschaft zu melden.

Berichte, die von anderen Unternehmenseinheiten oder anderen Kontrollorganen des Unternehmens eingehen, müssen (im Original) innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt an das Aufsichtsorgan weitergeleitet werden, ohne eine Kopie aufzubewahren und über die zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität eingerichteten Kanäle die gemeldeten Themen und die Wirksamkeit der Untersuchungen.

Das Versäumnis, diese Meldungen unverzüglich an das Aufsichtsorgan zu übermitteln, stellt einen Verstoß gegen das Verfahren dar und stellt ein Disziplinarvergehen dar, das mit einer Sanktion geahndet wird (siehe Absatz 7).

4.4 Überprüfung des Berichts / Voruntersuchungen

Sobald die Meldung eingegangen ist, übermittelt die Aufsichtsstelle dem Meldenden innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung unter Verwendung der angegebenen Kontaktdaten eine Empfangsbestätigung.

Das Aufsichtsorgan muss unverzüglich die erforderlichen Untersuchungen durchführen und dabei die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der beteiligten oder anderweitig genannten Personen und des Inhalts gewährleisten des Berichts in allen nachfolgenden Managementphasen desselben.

Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Empfangs der Meldung oder, falls eine solche Mitteilung nicht erfolgt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Sieben-Tage-Frist ab deren Einreichung übermittelt die Aufsichtsstelle dem Melder unter Verwendung von die angegebenen Kontakte mit Informationen über die Folgemaßnahmen, die im Zusammenhang mit der Meldung durchgeführt wurden oder durchgeführt werden sollen.

Bei der Untersuchung kann sich das Aufsichtsorgan auf die Unterstützung kompetenter Unternehmenseinheiten oder gegebenenfalls externer Berater verlassen und, wenn es dies für angemessen hält – abhängig von der Art des mutmaßlichen Verstoßes – den Vorstand darüber informieren Unternehmen.

Wenn sich nach dem Ergebnis der Untersuchung keine Anhaltspunkte für eine Weiterverfolgung des Berichts ergeben, archiviert das Aufsichtsorgan die Informationen und formalisiert die analytische Begründung.

Erweist sich die Meldung nach dem Ergebnis der Untersuchung jedoch als begründet, leitet die Aufsichtsbehörde die anschließende Untersuchungsphase ein.

4.5 Überprüfung des Berichts / Spezifische Untersuchung

Im Falle einer Meldung, die einer Untersuchung bedarf, führt das Aufsichtsorgan eine eingehende Untersuchung der gemeldeten Fakten durch und befolgt dabei Verfahren im Einklang mit den geltenden Gesetzen und den geltenden Arbeitsverträgen, zu denen unter anderem auch die Fakultät gehört Zu den Kompetenzfunktionen gehört die Analyse der Unternehmens-E-Mails (nur nach vorheriger Benachrichtigung) und aller für die Unternehmensaktivitäten relevanten Dokumente sowie die Durchführung von Interviews mit Mitarbeitern und Dritten. Zu diesem Zweck kann das Aufsichtsorgan je nach den erforderlichen Fähigkeiten auf interne oder externe Ressourcen zurückgreifen.

Das Aufsichtsorgan kann von der meldenden Partei Ergänzungen oder Klarstellungen verlangen. Darüber hinaus kann es Auskünfte von den an der Meldung beteiligten Personen einholen, denen auch das Recht zusteht, Anhörung zu verlangen oder schriftliche Stellungnahmen oder Unterlagen beizubringen.

In jedem Fall garantiert das Unternehmen, dass im Rahmen interner Untersuchungstätigkeiten die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich solcher sensibler oder gerichtlicher Art, in voller Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen erfolgt.

4.6 Ergebnis der Untersuchung und daraus resultierende Pflichten

Ergibt das Ergebnis der Untersuchung, dass die Anzeige begründet ist, meldet die Aufsichtsstelle die Bestimmungen, gegen die mutmaßlich verstoßen wurde, und äußert ihre Einschätzung hinsichtlich der ermittelten Beweiselemente, der Art des Verstoßes und seiner Schwere im Hinblick auf die Grundsätze und Bestimmungen des Modells 231 oder des Ethikkodex.

Das Aufsichtsorgan ist seinerseits verpflichtet, im Rahmen seiner Zuständigkeit die Körperschaften, die über die erforderlichen Sanktions- und Disziplinarbefugnisse und -befugnisse verfügen, unverzüglich zu informieren.

Darüber hinaus kann es den zuständigen Stellen die Disziplinarmaßnahme vorschlagen, die es für am geeignetsten, verhältnismäßigsten und hinreichend abschreckend hält, um eine Wiederholung des Verstoßes zu verhindern.

Wenn ein Strafverfahren wegen derselben Tatsachen eröffnet wird, die Gegenstand einer internen Untersuchung sind, garantiert das Unternehmen die Achtung der gesetzlich anerkannten Verteidigungsrechte des Zeugen oder Verdächtigen.

Verschlossene Meldungen werden, da sie offensichtlich unbegründet sind, von der Aufsichtsbehörde zusammen mit den anderen zuständigen Unternehmensstrukturen ausgewertet, um zu überprüfen, ob die Meldung ausschließlich mit dem Ziel erstellt wurde, den Ruf zu schädigen oder der Person Schaden zuzufügen oder ihr in jedem Fall Schaden zuzufügen und/oder das gemeldete Unternehmen, um eine entsprechende Initiative gegen die meldende Partei zu ergreifen.

Die freiwillige Anzeige von Tatsachen, die bekanntermaßen falsch oder offensichtlich unbegründet sind oder von denen bekannt ist, dass sie nicht von der angezeigten Person begangen wurden, stellt ein Disziplinarvergehen dar, das nach der Sanktionsordnung (siehe Abs. 7) geahndet wird. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, jegliche Maßnahmen, auch nicht disziplinarischer Art, gegen jeden zu ergreifen, der vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Berichte oder Berichte mit dem Ziel erstellt, dem Unternehmen, den Organen oder seinem Personal zu schaden.

4.7 Aufbewahrung und Archivierung der Dokumentation

Die erhobenen Informationen und sonstigen personenbezogenen Daten werden unter Einhaltung der im Art. genannten Vertraulichkeitsverpflichtungen verarbeitet. 12 des Gesetzesdekrets 24/2023 und der in den Artikeln genannte Grundsatz. 5, Abs. 1, Brief. e) sowie die Artikel. 5 par. 1 Buchstabe c) und Kunst. Art. 25 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und Art. 3, co. 1, Brief. e) des Gesetzesdekrets Nr. 51 von 2018. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung offensichtlich nicht nützlich sind, werden nicht erfasst oder, wenn sie versehentlich erfasst werden, sofort gelöscht.

Um die Verwaltung und Nachvollziehbarkeit der Berichte und der daraus resultierenden Aktivitäten zu gewährleisten, kümmert sich die Aufsichtsbehörde um die Aufbereitung und Aktualisierung aller Informationen Angaben zu den Berichten und sorgt für die Archivierung aller zugehörigen Begleitdokumente für die für ihre Definition unbedingt erforderliche Zeit und in jedem Fall für nicht mehr als 5 Jahre, beginnend mit dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Berichts.

Die Originale der in Papierform eingegangenen Berichte werden in einer speziellen Umgebung aufbewahrt, die nur autorisierten Parteien zugänglich ist.

5. BERICHTERSTATTUNG

Das Aufsichtsorgan informiert den Vorstand bei der Veröffentlichung der regelmäßigen Berichte über den Status der eingegangenen Berichte sowie Einzelheiten zu den durchgeführten Kontrollen und den damit verbundenen Ergebnissen.

Solche regelmäßigen Berichte müssen die folgenden aggregierten Informationen enthalten:

• zusammenfassende Erklärung mit der Anzahl der eingegangenen Meldungen, der Art der eingegangenen Meldung (offen/anonym), dem Status, dem Thema, dem Ergebnis der durchgeführten Aktivitäten und etwaigen getroffenen Maßnahmen;
• etwaige Hinweise auf erforderliche Korrekturmaßnahmen in den untersuchten Bereichen und Unternehmensprozessen, übernommen von der zuständigen Geschäftsführung, die über die Ergebnisse der Analysen informiert ist.

Sollten am Ende der Untersuchung eindeutige Anhaltspunkte für die Gültigkeit und besondere Schwere des Gegenstands der Meldung und/oder für mögliche strafrechtliche oder zivilrechtliche Haftungsfälle vorliegen, informiert das Aufsichtsorgan darüber hinaus unverzüglich den Vorstand. Verwaltung, um dies zu gestatten alle von der Verwaltungsbehörde als angemessen erachteten Eingriffe.

6. GARANTIEN UND SCHUTZMASSNAHMEN

6.1 Schutz der Identität des Meldenden und der in der Meldung beteiligten/erwähnten Personen

Die an der Bearbeitung von Meldungen beteiligten Stellen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der beteiligten und/oder in der Meldung genannten Personen, des Inhalts der Meldung und der dazugehörigen Dokumentation, auch gem den Datenschutzbestimmungen (Verordnung (EU) 2016/679 – DSGVO).

Die Vertraulichkeit ist auch denjenigen gewährleistet, die sich vor Beginn oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder während der Probezeit melden, wenn diese Informationen im Rahmen des Arbeitskontexts oder in der Auswahl- oder Vorvertragsphase erlangt wurden.

Die Vertraulichkeit der Identität der beteiligten und/oder in der Meldung erwähnten Personen ist ebenfalls gewährleistet, wobei die gleichen Garantien auch für den Berichterstatter gelten.

6.2 Schutzmaßnahmen

Das Unternehmen verbietet jede direkte oder indirekte Vergeltungs- oder Diskriminierungshandlung gegen den Meldenden aus Gründen, die direkt oder indirekt mit der Meldung in Zusammenhang stehen, selbst wenn sich die Meldung als inhaltlich unbegründet erweist.

Die Schutzmaßnahmen gelten innerhalb der in Kapitel III des Gesetzesdekrets 24/2023 vorgesehenen Grenzen und Bedingungen und werden auch auf Folgendes ausgeweitet:

• die „Moderatoren“, d. h. die natürlichen Personen, die im selben Arbeitskontext mit der Aufgabe tätig sind, den Hinweisgeber im Meldeprozess zu unterstützen und ihre Hilfstätigkeit vertraulich zu behandeln;
• natürliche Personen, mit denen eine stabile emotionale oder verwandtschaftliche Bindung im vierten Grad besteht;
• die Arbeitskollegen des Hinweisgebers, die im gleichen Arbeitskontext arbeiten und mit ihm in einer üblichen und wiederkehrenden Beziehung stehen;
• die Unternehmen, die dem Reporter gehören oder für die er arbeitet, sowie die Unternehmen, die im gleichen Arbeitskontext wie der Reporter tätig sind.

Verstöße gegen Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit oder Maßnahmen zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen oder diskriminierenden Handlungen stellen ein Disziplinarvergehen dar und werden nach der Sanktionsregelung (siehe Abs. 7) geahndet.

Allerdings ist die Offenlegung der Identität des Meldenden und aller anderen Informationen oder Elemente der Meldung, aus deren Offenlegung direkt oder indirekt Rückschlüsse auf die Identität des Meldenden gezogen werden können, nur zulässig, wenn dies eine gesetzlich vorgeschriebene notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung darstellt, im Rahmen von Ermittlungen der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) oder Gerichtsverfahren, auch um das Recht auf Verteidigung der betroffenen Person zu wahren. In jedem Fall ist vor der Offenlegung dieser Informationen die ausdrückliche Zustimmung des Meldenden einzuholen oder ihm schriftlich die Gründe für die Offenlegung seiner Identität mitzuteilen.

Das Verhalten oder der Sachverhalt, der Gegenstand der Anzeige ist, kann in besonders schwerwiegenden Fällen den Polizeibehörden, den Justizbehörden oder anderen zuständigen Behörden zusammen mit den Ergebnissen der bereits von der Gesellschaft durchgeführten Überprüfungsaktivitäten zur Kenntnis gebracht werden .

Der Prozess und/oder die internen Disziplinarmaßnahmen des Unternehmens dürfen nicht von einem von der Justiz wegen derselben Straftat eingeleiteten Verfahren abhängig gemacht werden.

7. SANKTIONS- UND DISZIPLINARMAßNAHMEN

TrueItalian Experience sieht Disziplinarmaßnahmen vor und verhängt diese (sofern die Bedingungen erfüllt sind) gegen:

• derjenigen, die für eine Vergeltungsmaßnahme oder diskriminierende Handlung oder in jedem Fall für einen unrechtmäßigen direkten oder indirekten Schaden gegenüber der meldenden Partei (oder jedem, der bei der Feststellung der Tatsachen, die Gegenstand einer Meldung sind, mitgewirkt hat) aus direkt oder indirekt damit zusammenhängenden Gründen verantwortlich sind indirekt zur Berichterstattung;
• von jedem, der gegen die in diesem Verfahren genannten Geheimhaltungspflichten verstößt;
• der gemeldeten Person oder anderer Personen, die an den gemeldeten Sachverhalten beteiligt sind, für die festgestellten Verantwortlichkeiten;
• derjenigen, die einen Bericht erhalten haben, ihn jedoch nicht innerhalb von 7 Tagen an das Aufsichtsorgan weiterleiten, eine Kopie davon aufbewahren oder Kanäle nutzen, die nicht geeignet sind, die Vertraulichkeit und Integrität der betroffenen Personen sowie die Wirksamkeit der Untersuchungen zu gewährleisten;
• von Mitarbeitern, die vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unbegründete Anzeige erstattet haben, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Disziplinarmaßnahmen werden in einem angemessenen Verhältnis zum Umfang und zur Schwere des festgestellten rechtswidrigen Verhaltens stehen und im schlimmsten Fall möglicherweise zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.

Gegenüber den Organmitgliedern werden die in der geltenden Gesetzgebung vorgesehenen Initiativen ergriffen, die gegebenenfalls bis zur Amtsenthebung führen können.

Gegenüber Dritten (z. B. Partnern, Lieferanten, Beratern) gelten die in den Verträgen vorgesehenen Rechtsbehelfe und Maßnahmen aufgrund der darin enthaltenen besonderen Klauseln.

8. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber, der gemeldeten Personen und aller an der Meldung beteiligten Personen werden gemäß den geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates verarbeitet 27. April 2016 („DSGVO“) und im Sinne des Gesetzesdekrets 196/2003, geändert durch das Gesetzesdekret 101/2018.

In diesem Zusammenhang wird insbesondere Folgendes hervorgehoben:

• Die der Verwaltung des Berichts zugrunde liegenden Verarbeitungstätigkeiten werden in Übereinstimmung mit den in der Kunst festgelegten Grundsätzen durchgeführt. 5 DSGVO;
• Der Meldepflichtige muss Informationen nach Art. 13 DSGVO, der die Zwecke und Methoden der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie deren Aufbewahrungsfrist, die Rechtmäßigkeitsvoraussetzungen, auf denen die Verarbeitung beruht, und die Kategorien von Empfängern, an die die Daten im Rahmen der Verwaltung übermittelt werden dürfen, festlegt die Berichterstattung und die Rechte, die dem Meldenden durch die Verordnung zuerkannt werden;
• Das Meldesystem sieht vor, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten (ggf. auch der in Art. 9 DSGVO genannten besonderen Daten) angemessen, relevant und auf das für die Zwecke ihrer Erhebung erforderliche Maß beschränkt ist;
• Personenbezogene Daten werden für den Zeitraum verarbeitet, der zur Erreichung der Zwecke erforderlich ist, die ihre Erhebung rechtfertigen (z. B. Auswertung und Verwaltung des Berichts). Sobald der Verarbeitungszweck erschöpft ist, werden die personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Kriterien und für die Zeiträume gespeichert, die in den dem Interessenten zur Verfügung gestellten Datenschutzinformationen angegeben sind, und anschließend gelöscht oder anonymisiert;
• Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit personenbezogener Daten im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung sowohl bei der Übermittlung des Berichts als auch bei der Verwaltung und Archivierung des Berichts zu gewährleisten.
• die Ausübung der Rechte des Hinweisgebers, der gemeldeten Person oder des Dritten („interessierte“ Personen im Sinne des Datenschutzrechts) in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des in diesem Verfahren beschriebenen Meldemanagementprozesses verarbeitet werden, kann eingeschränkt werden, gemäß und für die Zwecke von Artikel 2-undecies des Gesetzesdekrets 196/2003 in der durch das Gesetzesdekret 101/2018 geänderten Fassung, für den Fall, dass eine solche Übung zu einem tatsächlichen Schaden führen und konkret andere Interessen beeinträchtigen könnte, die durch spezifische Regulierungsbestimmungen geschützt sind, mit die Klarstellung, dass es der gemeldeten Partei unter keinen Umständen gestattet werden darf, ihr Recht auszuüben, Informationen über die Identität der meldenden Partei zu erhalten;
• Zugriff auf personenbezogene Daten wird nur denjenigen gewährt, die für den Empfang dieser Art von Bericht verantwortlich und befugt sind, wobei die Übermittlung vertraulicher Informationen und personenbezogener Daten nur dann eingeschränkt wird, wenn dies erforderlich ist;
• Personenbezogene Daten werden nur für den angemessenen und verhältnismäßigen Zeitraum aufbewahrt, um die Durchführung des Verfahrens zu ermöglichen.

9. NORMATIVE ANFORDERUNGEN

9.1 Externe regulatorische Hinweise

• Gesetzesdekret vom 8. Juni 2001 n. 231, Disziplin der Verwaltungsverantwortung juristischer Personen und nachfolgende Änderungen;
• DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz;
• Gesetzesdekret vom 30. Juni 2003 n. 196 (Datenschutzkodex persönlich) und spätere Änderungen und Ergänzungen, einschließlich Gesetzesdekret vom 10. August 2018, Nr. 101 sowie die damit verbundenen gesetzlichen Bestimmungen;
• L. 20. Mai 1970, Nr. 300 Kunst. 7 Arbeitnehmerstatut, Disziplinarstrafen;
• L. 30. November 2017, Nr. 179 bezüglich Whistleblowing;
• Gesetzesdekret vom 10. März 2023 n. 24, veröffentlicht im Amtsblatt. am 16. März 2023, mit der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 über Whistleblowing;
• „Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Regulierungsbestimmungen melden – Verfahren für die Einreichung und Verwaltung externer Meldungen“, angenommen von der ANAC mit Beschluss vom 12. Juli 2023;
• „Whistleblowing Operational Guide“ von Confindustria vom 27. Oktober 2023.

9.2 Interne regulatorische Hinweise

• Organisations-, Management- und Kontrollmodell gemäß Gesetzesdekret 231/2001;
• Ethik Kodex.