Documento approvato dal Consiglio di Amministrazione
con delibera del 27.11.2023
Il presente Codice Etico (di seguito, il “Codice Etico”), approvato dal Consiglio di Amministrazione di TrueItalian Experience S.r.l. (di seguito anche “TrueItalian Experience” o la “Società”), sancisce i principi etici e i criteri di condotta cui la Società uniforma la propria attività di impresa e rispetto ai quali deve ispirarsi il comportamento di tutti coloro che collaborano con la Società, sia dall’interno sia dall’esterno, e che partecipano, a qualunque titolo, al perseguimento dello scopo sociale.
L’osservanza dei contenuti del Codice Etico da parte di tutti coloro i quali operano per la Società è di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l’affidabilità, la reputazione e la continuità della Società stessa.
Il Codice Etico è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito, il “Modello”) adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” (di seguito, il “Decreto”), che ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano la responsabilità amministrativa degli enti.
Con riferimento all’ordinamento giuridico italiano, il Codice Etico introduce e rende vincolanti per la Società i principi e le regole rilevanti ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel Decreto.
Per loro natura, le previsioni del Codice Etico non possono contemplare ogni comportamento o situazione, ma sanciscono principi e pongono criteri di condotta generali la cui osservanza e attuazione è affidata al senso di responsabilità ed alla capacità interpretativa dei Destinatari (come infra definiti), fatta salva la verifica disciplinare dei comportamenti nei casi applicabili.
Il presente Codice Etico è vincolante per i membri degli organi societari, i dipendenti, i collaboratori, gli agenti, i fornitori e più in generale tutti coloro che operano con la Società (di seguito, i “Destinatari”).
Ciascun Destinatario, nell’ambito delle responsabilità connesse al ruolo ricoperto, deve fornire il massimo livello di professionalità di cui dispone e svolgere con impegno le attività assegnate. In nessun caso, il perseguimento dell’interesse della Società può giustificare un comportamento non corretto e, pertanto, i Destinatari non potranno in alcun caso ritenere di essere autorizzati ad agire, per ottenere un vantaggio ovvero per favorire un interesse della Società, in violazione dei principi etici e dei criteri di condotta dettati dal presente Codice Etico.
È impegno della Società adottare e promuovere misure utili, opportune ed efficaci affinché tutti i Destinatari siano posti nelle condizioni di conoscerlo ed osservarlo.
La Società ritiene imprescindibile l’osservanza dei principi etici di seguito indicati. I Destinatari del presente Codice Etico devono pertanto attenervisi nell’esercizio delle attività svolte nell’interesse o a vantaggio della Società.
La Società rispetta qualsiasi legge e, in generale, qualsiasi normativa locale, nazionale o internazionale applicabile in Italia e in ogni altro paese in cui si trovi a operare, purché non contrastanti con i principi fondamentali della Costituzione della Repubblica italiana. Per assicurare il rispetto di questo principio, la Società ha adottato il Modello.
Il rispetto della legge deve anche essere inteso come massima collaborazione con la Pubblica Amministrazione, l’Autorità Giudiziaria e le Autorità di Vigilanza in caso di indagini o richieste di informazioni di qualsiasi tipo.
I Destinatari, pertanto, durante lo svolgimento delle loro funzioni, devono rispettare e far rispettare le leggi e le normative vigenti orientando le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni richiamati nel Codice Etico che sono tenuti a conoscere, a rispettare e ad attuare.
Il rispetto dei diritti inviolabili dell’uomo è principio fondamentale; per tale ragione la Società promuove e difende tali diritti in ogni circostanza e ripudia qualsiasi forma di discriminazione che sia fondata sul sesso, sull’etnia, sulla lingua, sul credo religioso e politico e sulle condizioni sociali e personali.
I Destinatari, nella diffusione al pubblico di informazioni e notizie, devono agire nel rispetto dei diritti umani e assicurare la necessaria dignità delle persone e la tutela dei minori.
La Società incoraggia e promuove la pari opportunità di genere.
Nello svolgimento delle rispettive funzioni, i Destinatari si comportano con trasparenza ed onestà, assumendosi le responsabilità proprie del ruolo rivestito e dell’attività espletata.
Ciascun Destinatario segue la missione istituzionale e i valori della Società nel proprio lavoro ed è onesto e trasparente nelle strategie, negli obiettivi e nelle operazioni. Ciascun Destinatario si attiene alle direttive legali vigenti, evita conflitti di interesse e tiene in considerazione le implicazioni etiche più ampie nel proprio lavoro in modo da evitare conseguenze negative non intenzionali.
La Società rifiuta la corruzione come strumento di gestione dei propri affari. Non è, quindi, tollerabile e ammesso, in alcuna circostanza, corrompere o anche solo tentare di corrompere titolari di cariche pubbliche elettive, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, così come privati. In particolare, nessuno può offrire, promettere o dare denaro o altri vantaggi per ottenere prestazioni indebite in favore della Società o per sé. Nessuno, inoltre, può richiedere denaro o altri vantaggi per eseguire prestazioni indebite.
3.5 Tutela della proprietà intellettuale e industriale
La Società ha particolare consapevolezza dell’importanza della proprietà intellettuale e industriale e, per tale ragione, rispetta e protegge il contenuto di ogni forma di proprietà intellettuale o industriale propria e altrui, si tratti di diritti d’autore, brevetti, marchi, segreti commerciali o altro bene immateriale.
3.6 Tutela della riservatezza e protezione dei dati personali
La Società si impegna ad assicurare la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e a proteggere i dati personali relativi ai propri dipendenti, collaboratori e terzi trattati nell’ambito dello svolgimento della propria attività, eccezion fatta per le comunicazioni richieste per legge. La Società si astiene dal ricercare e acquisire dati riservati attraverso mezzi illegali.
I Destinatari sono tenuti a osservare scrupolosamente la normativa vigente, i regolamenti in materia di tutela dati personali e a non utilizzare dati o informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio dell’attività societaria.
Ciascun Destinatario deve rispettare le procedure adottate della Società in materia di sicurezza informatica e deve utilizzare le risorse aziendali quali ad esempio personal computer e cellulare, in conformità alle suddette procedure, evitando qualsiasi comportamento che possa compromettere la funzionalità e la protezione del sistema informatico aziendale.
3.7 Gestione e utilizzo dei sistemi informativi
L’utilizzo di strumenti informatici nell’esercizio delle mansioni lavorative è soggetto alle condizioni dei contratti di licenza e delle norme giuridiche in vigore. Ogni utilizzatore di strumenti informatici è responsabile della sicurezza dei programmi e del corretto utilizzo di tutti i dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.
È fatto divieto di utilizzare software o banche dati non autorizzati.
La Società riconosce che una concorrenza corretta e leale è un elemento fondamentale per lo sviluppo dell’attività di impresa. Per tali ragioni, la Società rispetta la normativa antitrust di volta in volta applicabile e le regole di lealtà della concorrenza e in nessun caso realizza atti o comportamenti contrari a una concorrenza libera e leale.
3.9 Gestione delle risorse finanziarie e trasparenza contabile
In ogni comunicazione con l’esterno le informazioni riguardanti la Società e le sue attività devono essere veritiere, chiare e verificabili.
La Società adotta come principio base quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e, a questo proposito, predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni del riciclaggio, dell’autoriciclaggio e della ricettazione.
La Società si impegna affinché la gestione delle risorse finanziarie avvenga nel rispetto del sistema di deleghe o di specifiche autorizzazioni per il compimento di determinate operazioni.
La trasparenza contabile si fonda sull’esistenza, l’accuratezza e la completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ogni Destinatario si impegna a far sì che ogni fatto relativo alla gestione sia rilevato e tempestivamente e correttamente rappresentato nella contabilità.
A corredo di qualsiasi operazione deve essere conservata adeguata documentazione a supporto dell’attività svolta e ciò al fine di consentire: (i) la registrazione dell’operazione nella contabilità; (ii) l’individuazione dei vari livelli di responsabilità; (iii) la ricostruzione accurata dell’operazione. Ciascuna registrazione dovrà riflettere esattamente ciò che risulta dalla citata documentazione.
È dovere di ogni Destinatario segnalare al rispettivo responsabile l’eventuale riscontro di omissioni, falsificazioni e/o trascuratezze della contabilità o della documentazione sulla quale si basano le registrazioni contabili. Tale segnalazione dovrà essere inoltrata anche all’OdV.
La Società riconosce e rispetta il diritto dei propri soci e collaboratori a partecipare a investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quelli svolti nell’interesse della Società, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti nei confronti della Società e comunque previamente autorizzati.
In ogni caso i soci, i dipendenti e i collaboratori della Società sono tenuti a evitare situazioni di conflitto di interessi, anche solo potenziale, intendendosi per esse quelle situazioni in cui il perseguimento del proprio interesse o quello di un proprio familiare o di un terzo è in contrasto con gli interessi della Società e hanno l’obbligo preciso di segnalare per iscritto eventuali conflitti di interesse agli organi competenti, in aderenza alle previsioni stabilite dal Modello in materia di segnalazioni.
La Società contribuisce in maniera costruttiva alla sostenibilità ecologica in tutte le proprie attività, in considerazione dei diritti delle generazioni future.
La strategia e la gestione operativa della Società è improntata ai principi dello sviluppo sostenibile, con una continua attenzione affinché lo svolgimento delle attività venga effettuato nel rispetto dell’ambiente e della salute pubblica, in conformità alle direttive nazionali ed internazionali in materia.
I Destinatari, nello svolgimento delle proprie funzioni, si impegnano a rispettare le vigenti disposizioni in materia di tutela e di protezione ambientale.
3.12 Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
La salute e la sicurezza sul luogo di lavoro rientrano da sempre tra i principali impegni che si assume la Società, la quale si adopera con tutti i mezzi per prevenire danni alla salute e all’integrità personale dei propri dipendenti e collaboratori in occasione dello svolgimento dell’attività lavorativa.
La Società applica in modo puntuale e pretende il rispetto da parte di tutti i soggetti con cui intrattiene rapporti delle prescrizioni del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 (concernente l’attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro), e di tutte le norme in materia di sicurezza sul luogo di lavoro.
Nella scelta dei propri fornitori e partner commerciali la Società predilige sempre coloro che dimostrano attenzione al rispetto delle norme in materia di salute e sicurezza.
Le regole di condotta contenute nella presente sezione hanno lo scopo di indicare i comportamenti da osservare nello svolgimento delle varie attività aziendali in conformità ai principi generali cui si ispira il presente Codice Etico. Tali regole sono suddivise in base ai soggetti con i quali la Società si relaziona nello svolgimento delle proprie attività.
La Società considera come proprio Cliente chiunque acquisti e/o fruisca dei suoi prodotti e/o servizi.
Il comportamento nei confronti della clientela è improntato alla trasparenza, imparzialità, autonomia, indipendenza, disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
I processi di acquisto sono improntati alla concessione di pari opportunità per ogni fornitore, in assenza di conflitti di interesse, alla lealtà e all’imparzialità, alla propria permanente contrarietà e opposizione ad ogni forma di criminalità organizzata nonché alla ricerca del massimo vantaggio competitivo.
La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo e della capacità di fornire e garantire servizi di livello adeguato.
Al fine di garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di selezione dei propri fornitori, la Società assicura un’adeguata tracciabilità e ricostruibilità delle decisioni adottate e la conservazione delle informazioni e della documentazione per i periodi stabiliti dalle normative vigenti.
4.3 Rapporti con dipendenti e collaboratori
La Società riconosce la centralità delle risorse umane e l’importanza di stabilire e mantenere con esse relazioni basate sulla lealtà e sulla fiducia reciproca.
La gestione dei rapporti di lavoro e di collaborazione si ispira al rispetto dei diritti dei lavoratori, del principio delle pari opportunità ed alla piena valorizzazione del loro apporto nell’ottica di favorirne lo sviluppo e la crescita professionale.
La Società si impegna a rispettare e far rispettare a dipendenti, collaboratori a qualsiasi titolo, ad imprese appaltatrici ed ai loro dipendenti e collaboratori la normativa sulla tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro, consolidando e diffondendo una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili.
A tutti i dipendenti e collaboratori della Società si richiede di impegnarsi ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro e quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni dovute ed il rispetto degli impegni assunti nei confronti della Società. È vietato prestare servizio, anche in via occasionale, sotto gli effetti di sostanze alcoliche, stupefacenti o sostanze di analogo effetto.
A tutti i dipendenti e collaboratori della Società si chiede inoltre il rispetto delle norme del Codice Etico e del Modello nell’ambito delle dichiarazioni rese all’Autorità Giudiziaria al fine di assicurare il corretto svolgimento dell’attività processuale e inibire ogni condotta finalizzata a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci in un eventuale processo.
4.4 Rapporti con la collettività
La Società è consapevole degli effetti della propria attività sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività e pone attenzione, nel proprio operato, a contemperarne gli interessi.
La Società non eroga contributi, vantaggi o altre utilità ai partiti e candidati politici, alle organizzazioni sindacali dei lavoratori o a loro rappresentanti, a organizzazioni non profit, fondazioni, comitati o altre associazioni se non nel rispetto della legge e della normativa applicabile.
La corresponsione di eventuali finanziamenti o altre utilità deve essere espressamente autorizzata dalle funzioni preposte e riportata all’attenzione dell’organismo indipendente di controllo della Società, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, ai sensi dell’art. 6 del Decreto (di seguito, “Organismo di Vigilanza” o “OdV”).
4.5 Rapporti con la Pubblica Amministrazione, l’Autorità Giudiziaria le Autorità Garanti
Per Pubblica Amministrazione (di seguito, “P.A.”), ai fini del presente Codice Etico, si intendono: gli Enti Pubblici, gli Enti concessionari di pubblico servizio, le persone fisiche o giuridiche che agiscono in qualità di pubblico ufficiale, incaricato di pubblico servizio, membro appartenente a un organo della Comunità Europea, di funzionario delle Comunità Europee o di funzionario di Stato Estero, la magistratura, le Autorità di pubblica vigilanza, etc.
Nell’ambito dei rapporti con la P.A. è necessario operare sempre nel rispetto delle prescrizioni di legge e del presente Codice Etico. In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, non è consentito: (i) esibire documenti falsi e/o alterati ovvero sottrarre e/o omettere l’esibizione, se dovuta, di documenti, informazioni o dati di qualsiasi tipo, o comunque tenere una condotta tendente a trarre in inganno la P.A.; (ii) influenzare in alcun modo l’indipendenza di giudizio e le decisioni di rappresentanti della P.A. in maniera impropria e/o illecita (come, a titolo di esempio, sollecitare e/o accettare e/o corrispondere e/o offrire ai medesimi, a loro parenti o conviventi, direttamente o tramite terzi, somme di denaro o altre utilità in cambio di favori, compensi o altri vantaggi per sé o per la Società). Atti di cortesia commerciale (come, a titolo di esempio, omaggi o altre forme di regalie) sono consentiti solo se non eccedono le normali pratiche commerciali e/o di cortesia e se, in ogni caso, sono tali da non compromettere l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio del rappresentante della P.A.; (iii) assecondare la condotta induttiva di un pubblico ufficiale o di un incaricato di pubblico
servizio che, abusando della sua qualità o dei suoi poteri, induce taluno a dare o a promettere indebitamente, a lui o a un terzo, denaro o altra utilità. Qualora uno dei Destinatari riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di funzionari della P.A. dovrà tempestivamente informare in forma scritta l’OdV e sospendere immediatamente ogni rapporto con essi; (iv) indurre con violenza, minaccia, offerta o promessa di denaro o di altra utilità la persona chiamata a rendere davanti all’Autorità Giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci.
L’assunzione di impegni verso la P.A. è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate, nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni normative applicabili e non può in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
Per questo motivo è necessario che venga raccolta e conservata la documentazione relativa ai contatti con la P.A. La Società garantisce ed assicura, inoltre, la corretta amministrazione della giustizia, tra l’altro, nell’ambito delle dichiarazioni rese all’Autorità Giudiziaria e comunque, in generale, nell’ambito della gestione dei rapporti con la stessa. In particolare, la Società, nella gestione dei rapporti con l’Autorità Giudiziaria si impegna a: (i) fornire indicazioni e principi di comportamento ispirati alla onestà, correttezza e trasparenza cui i collaboratori, i dipendenti, i dirigenti e gli organi sociali devono attenersi qualora siano convocati dinanzi all’Autorità Giudiziaria; (ii) indicare ai responsabili delle funzioni aziendali coinvolte i principi cui devono ispirarsi per esercitare le attività di controllo, monitoraggio e verifica.
La Società si impegna alla piena e scrupolosa osservanza delle regole emesse dalle Autorità regolatrici del mercato ed a fornire tempestivamente le informazioni richieste dalle stesse e dagli altri organi di regolazione nell’esercizio delle loro funzioni.
La Società si impegna a promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte dei suoi Destinatari, a recepire il loro contributo nell’aggiornamento dei suoi contenuti e a predisporre strumenti idonei ad assicurare la piena ed effettiva applicazione del Codice Etico stesso.
5.1 Comunicazione e diffusione del Codice Etico
Al fine di garantire la corretta comunicazione e diffusione dei valori e dei principi contenuti nel Codice Etico lo stesso è pubblicato sul sito web istituzionale della Società, oltre ad essere presente all’interno della rete intranet aziendale.
Il Codice Etico è esplicitamente accettato dai dipendenti all’atto dell’assunzione.
I soggetti che, a diverso titolo, collaborano con la Società devono impegnarsi al rispetto e all’adesione del Codice Etico mediante la sottoscrizione di tale impegno nei relativi contratti.
5.2 Violazioni del Codice Etico
Il rispetto del Codice Etico deve trarre origine dalla condivisione tra i Destinatari dei valori fondamentali che vi sono enunciati, in particolare per quanto riguarda il richiamo al rispetto preciso e puntuale di tutte le norme di legge da parte di ogni Destinatario nello svolgimento della propria attività lavorativa: applicarlo è quindi un dovere per tutti.
La Società valuta seriamente le violazioni del presente Codice Etico e ritiene che la formazione e il consolidamento di un’etica aziendale sensibile ai principi etici quivi menzionati presupponga, anzitutto, che gli stessi siano rispettati da coloro che governano le decisioni aziendali, in modo da costituire esempio e stimolo per tutti coloro che, a qualsiasi livello, operano per la Società. Il vertice aziendale ha pertanto il dovere di garantire l’applicazione e il rispetto di quanto disposto dal Codice Etico.
La violazione dei principi di cui al presente Codice Etico costituisce un comportamento censurabile sotto il profilo disciplinare oltre che un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto contrattuale.
In particolare, l’autore della violazione incorre, oltre che nelle responsabilità e sanzioni eventualmente derivanti dalla legge, nelle sanzioni di seguito indicate, diversificate a seconda del soggetto che realizza la violazione: (i) se si tratta di un membro dell’organo di amministrazione della Società, sarà il Consiglio di Amministrazione della Società, con esclusione del membro interessato, a valutare l’eventuale revoca dalla carica per giusta causa; (ii) se si tratta di un dipendente, quest’ultimo sarà assoggettato all’eventuale applicazione di sanzioni disciplinari previste dalla legge e dalle norme contrattuali, anche collettive, applicabili, dovendosi considerare, anche ai sensi dell’art. 2104 del Codice civile, il rispetto degli obblighi di cui al presente Codice Etico come parte integrante delle obbligazioni inerenti al rapporto di lavoro; (iii) se si tratta di un soggetto vincolato alla Società da un rapporto di natura differente da quelli sopra indicati, la stessa ha facoltà di risolvere tale rapporto o comunque di recedere senza essere tenuta al versamento di indennizzi o risarcimenti, anche senza preavviso, attraverso decisione assunta da soggetto munito dei necessari poteri. Nella determinazione della sanzione si tiene conto delle concrete circostanze del caso e dell’eventuale reiterazione della violazione, tale facoltà deve essere espressamente indicata nei titoli che danno origine a tali rapporti.
5.3 Vigilanza sul Codice Etico
Compete agli organismi deputati al controllo interno vigilare sul rispetto del presente Codice Etico nonché all’Organismo di Vigilanza, limitatamente a quelle fattispecie aventi una diretta correlazione con i presupposti degli illeciti contemplati nel Decreto e nel Modello adottato dalla Società.
Tutti i Destinatari sono in ogni caso tenuti a collaborare nella verifica del rispetto del Codice Etico e a segnalare eventuali violazioni, anche tentate, dello stesso verbalmente o in forma scritta direttamente all’OdV.
L’OdV agisce in modo da garantire adeguata tutela ai segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.